アクセス(Access)を使った中小規模のオーダーメイドソフト開発 合同会社リアルテク

2018.02.12

認定調査表作成システム

これは昨年(2017年)、ある自治体の依頼で作成したものを紹介します。

包括支援センターで行われている事務作業の一部をシステム化したものです。

 

元々は包括支援センターに関係のある個人の方がファイルメーカーで作成されていたもの使われていました。

ところが、たびたび発生する変更や、個人の好意に甘えてばかりでは申し訳ない が、予算がない

ということで、弊社に相談がありました。

 

作成する環境は

 ・Access(アクセス)2010

 ・約7台のPCでデータを共有

 ・データベースはAccessのデータベースをその課の共有フォルダに配置

  ※ネットワークは他社が管理していてSQLServerなどのデータベースソフトをセットアップできないため

 

当初の計画では

認定調査表の作成(概況調査、基本調査、特記事項)

住基データの取込、ファイルメーカーのデータ取込

対応履歴の登録、対応履歴の実績集計

ということで、15万円のお見積りでスタートしました。

 

基本的にはデータを入力して、概況調査表、基本調査表、特記事項の印刷をするだけのシステムですが

項目数と文字数が多く、帳票のデザインに多くの時間が必要でした。

入力項目の文字数は固定するのが難しいので、最大値を設定しますが、帳票印刷時には1頁に収めるという制約がつきます。

従って、印刷する文字数に応じて印刷する文字のフォントサイズを何段階かに調整して印刷するようにしました。

 

特記事項は、基本調査の入力項目ごとに文字数無制限で入力(と言っても、データ型の制限はあります)

その結果を特記事項としてまとめて印刷します。

この場合も、入力項目が多いので入力画面上に文字の入力枠を最大値に配置することは非効率なのでできません。

Windowsにはズーム機能(Shift+F2)がありますが、「フォントサイズが小さいので見えにくい」と。

簡単にはズーム画面のフォントサイズを変更することはできないので、項目をダブルクリックすると表示するカスタムメイドのズーム画面を作成しました。

 

対応履歴は、利用者が相談してきた内容や対応内容を職員全員で共有できるようにするものです。

 

付属機能として

 ・個人情報の保守画面

 ・各種マスター保守(施設、担当者、・・・)

 ・個人情報の検索画面 や 各マスターの選択画面

 ・ログインする時のパスワード管理

 ・入力データの問合せ画面(概況調査、対応履歴)

を作成して、完了の予定でした。

 

運用をはじめると、要望は追加されていくものですね!

最初に依頼されたのは、特記事項を確認している方からの

1.特記事項を印刷する時のフォントを変更してほしい

というものでした。

入力担当者レベルでは問題にならなかったのですが・・・。

 

これは個人的な好みに左右されるので、固定するのは難しい と判断して

印字するフォントを変更できるように対応しました。

 

次に、対応履歴の入力に関して

2.入力担当者が、「この内容は職員全員にぜひ知ってもらいたい」という周知する機能は作れないか

というものでした。

 

そこで、対応履歴の入力時に「重要」という項目を追加して、この項目にチェックを入れたら

日付の新しい順にチェックを入れた対応履歴を表示する画面を作成しました。

 

次は、

3.相談履歴の入力を電話を受けながら入力したい

というものでした。

何が違うかというと、

○○のおばさん・・・などとわかるのですが、個人番号など正確な入力ができない。

内容だけ入力しておいて、時間のある時に正確な入力データにしたい ということでした。

 

そこで、受付画面を作成(基本的にはメモ入力的な画面)

別に受付データを呼び出して、対応履歴の入力データに引用して登録する機能を追加しました。

 

更に、一部の職員の方が、前に入力した対応履歴に追記するようなデータ入力をしていて

(入力文字数の制限はないのと同じ:Accessの制限値)

それを入力し易いようにできないか? という要望がありました。

可能なのですが、それをしてしまうと相談件数などの実績集計が出来なくなってしまいます。

 

なぜ、そのような入力方式が良いのか? ということを要望されている職員にヒアリングしてみると

過去の相談内容などを参考にしながら入力したり、電話を受けた時に過去の履歴が一覧で見えたら話しやすい

とのことでした。つまり要望内容は

4.対応履歴を入力する時に、過去の入力内容を見たい

ということでした。

 

結果、対応履歴入力画面の横に、それまでに入力されているデータを時系列に一覧表示するように変更しました。

こうすれば、相談件数の集計もできて、入力時に過去データも見ることができます。

 

最後に、一部の職員からの要望で

5.メモ機能が欲しい

というものでした。

 

Windowsのメモ帳とか、付箋でいいんじゃないですか? と提案したのでが、ヒアリングしてみると

ファイルメーカーで作成された自作ソフトを使っていました。

打ち合わせしたこと、その日の作業内容など、日記帳のようなもので、入力データの検索機能がありました。

弊社の作った認定調査表作成ソフトとファイルメーカーのソフトを別々に起動するのは手間がかかるので、その機能を取り込んでほしい ということでした。

 

結果、メモ入力とメモ検索機能を追加しました。

 

6.データ入力時に、違う画面の入力する場合、いちいちメニューに戻らないで、直接次の画面を表示したい

との要望が出てきました。

元々は、もっと手間がかかっていたのに・・・、人の要望には限りがない と思いましたが

関連する次の画面に直接推移する機能を追加しました。

 

ここまでの機能に拡張されてようやく完了になりました。

この対応が大手ソフトハウス(NEC、富士通、・・・)なら要望毎にお見積りになっていたと思います。

それ以前に、このような金額のお見積りが出てくることはあり得ないですよね。

 

もし、興味があれば、弊社の問合せ先よりお願いいたします。

 


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